SmartProcess Reviews

The tool is very flexible, easy to use and pretty straightforward. It can easily be customized and provides a very good overview about all our processes.

Some users were struggling a bit when using the process explorer to design processes, but this could be solved rather quick.

I like the new front-end that came along with the update in June 2018. Especially the document management system is very handy and simplifies my job in the quality department.

There are periods when the software is somewhat slowly. A few features are missing, like some field functions to readout ALL information you want into your documents.

The process modelling is intuitive and helpful in both the design period and for users. The customisation options give a plenty of flexibility. Document management options are easy to use and great for organising controlled documents.

It is not always easy to find the correct settings that you need to change and the workflow management takes time to get used to.

Der Freigabeworkflow für Prozesse und Dokumente inkl. Mergefields und Information an die User. Die Maßnahmenverfolgung, das Audittool. Der Support ist Spitze und auch der feste Ansprechpartner, der Details des Unternehmens und der Einstellungen kennt, löst schnell Probleme. Support nimmt Verbesserungsvorschläge auf und setzt nach Möglichkeit im nächsten Update auch um.

Die Prozessdesigner müssen auf wenige Personen eingegrenzt sein, ansonsten werden die Swimlanes nicht richtig wiederverwendet und die User nicht sauber zugeordnet.
In Konzernstrukturen sollte man die Sprachen bei der Implementierung festlegen, später wird es aufwendig.
Bei manchen Softwareeinstellungen ist das Verständnis am Anfang wichtig, ansonsten richtet man Dinge falsch ein, die aufwendig korrigiert werden müssen.

Design (klar, strukturiert, ansprechend, modern)
Funktionsumfang in Standardvariante (ausreichend für "normales" QM)
Pricing (v.a. Zusatzmodule zu attraktiven Preisen)
Kundensupport bzw. Erstkontakt v.a. im Anschaffungsprozess war gut (nicht zu viel, nicht zu wenig; andere Firmen hatten zu starke Follow-ups mit mehreren E-Mails pro Monat, in denen nachgefragt wurde, ob man sich schon für die Software entschieden hat)

- Wenig technische Dokumentation (Einrichtung/Anbindung ActiveDirectory könnte ausführlicher beschrieben werden)
- Teilweise fehlen in der Software an Stellen Funktionen, die wo anders enthalten sind (z.B. Texteditor wie bei Prozessmodellierung wäre auch bei Katalogen, v.a. Rollenkatalog, sehr sinnvoll)
- genauere Beschreibung der Nutzerverwaltung/Rechtezuweisungen wäre wünschenswert. Das ist für Erstanwender bzw. -administratoren zu rudimentär
- man könnte etwas weiter denken, z.B. bei der Benennung der AD-Berechtigungsprofile (in einem mittleren Unternehmen AD-Gruppen mit der einfachen Bezeichnung "Viewer" anzulegen, ist ungut, da diese AD-Gruppen-Bezeichnungen auch Nachwirkungen in anderen Systemen haben könnten. Besser wäre es, sie z.B. "CWA_Viewer" nennen zu können, um Überschneidungen zu vermeiden.

Die einfache Möglichkeit der Workflow Programmierung zur Steuerung der Aufgaben und Prozesse war ein Entscheidungskriterium, das sich in der täglichen Arbeit bewährt hat. Einfacher E-Mail Import, schnelle Formularanpassungen, Berichtvorlagen auf Word und Excel Reports erleichtern die tägliche Arbeit mit Smart Process. Die Software läuft stabil und ist Browser-basiert mit guter Performance (Antwortzeit). Nach der Installation und inkludierten Einschulung waren keine weiteren externen Aufwände für Anpassungen oder Programmierung notwendig, da alle Workflows und Auswertungen selber umgesetzt werden konnten.

Die Bedienung ist für Kollegen, die nicht täglich damit arbeiten, am Anfang etwas gewöhnungsbedürftig.

Am wirksamsten finde ich persönlich das Workflow-Modul, mit welchem du deine Abläufe selbst erstellen kannst - natürlich nur mit der nötigen Übung :-)

Die fehlende Datenbankschnittstelle hat uns anfangs am meisten geplagt - nur haben wir dies über Kataloge wunderbar umgehen können.

Die intuitive Bedienung bei der Erstellung von Prozessmodellen. Die Möglichkeit eigenständig Workflows zu erstellen.

An manchen Stellen scheinen die Potenziale nicht ausgeschöpft zu sein. Bsp.: Es können Rollen angelegt werden, welche einem Mitarbeiter zugeordnet werden können. Diese Rollen könnten als Funktions- oder Stellenbeschreibung dienen. Allerdings kann aus einer Rolle nicht einmal eine pdf-Datei erzeugt werden.
Sofern die Tätigkeiten und Befugnisse anders aufgebaut wären, wäre eine Tätigkeitsmatrix für einen guten Überblick möglich. Wer darf was, wer kann wo eingesetzt werden?
Bei manchen Feldern fehlt die Möglichkeit den Orga-Baum zu verwenden. Dadurch Fehleranfälligkeit, wenn bspw. Freigebende oder zusätzliche Ersteller manuell eingetippt werden müssen.

schnelles und einfaches Hochladen von Dokumenten, Leichte Erstellung von Prozessen und ein hervorragender Versionsvergleich, leichter Austausch von Dokumenten. Reporting-Area

Versionsvergleich bei Dokumenten fehlt, WebParts auf der Startseite sind zur Star für uns als Unternehmen mit mehr als 30 Tochtergesellschaften. Volltextsuche ist zu unübersichtlich. Workflow startet nicht automatisch - dadurch vergessen einige MA diesen nach Bearbeitung zu starten

Bedienung für den Endnutzer einfach und dadurch höhere Akzeptanz bei den Mitarbeitern.

Teilweise umständliche Funktionen gerade im Bereich der Prozessmodellierung.

Am meisten bin ich begeistert von der 3 dimensionalen Struktur der Prozesse. Über das Einbinden von Sub-Prozessen kann man beliebig tief in die detaillierte Beschreibung der Abläufe einsteigen, kann alle notwendigen Dokumente anhängen und findet somit "kinderleicht" alle Informationen genau da, wo man Sie suchen würde. Die Dokumentation unserer Prozesse in Verbindung mit der Darstellung der Wechselbeziehungen hat mit Anwendung der SmartProcess Software ein besondere Qualität erhalten.

Ich kann hier keine Nachteile anführen, ich bin sehr überzeugt von SmartProcess.

Die Prozessmanagement- und Dokumentenverwaltungsfunktion

Die Funktion des Organigramms. Es soll in CWA kein human resources Organigramm geben sondern nur ein Organigramm mit dem Abhängigkeiten und Verantwortungen gesteuert werden. Dennoch wäre ein human resources Organigramm mehr als Sinnvoll und der Titel in CWA ist entsprechend auch irreführen wenn man die Software noch nicht kennt und sich die Software beschaffen möchte.

Das aus erfolgten Eingabe tolle Reports erstellt werden können

Die Einarbeitung in das System war nicht so einfach wie erhofft. Wie mit allem Neuen muss man sich erstmal an die Oberfläche und die Menüführung gewöhnen

Workflows können selber programmiert werden (unbegrenzte Anzahl), Software wird laufend verbessert, Support hilft unkompliziert bei Problemen

Am Anfang gab es keine Release notes bei Softwareupdates

Es enthält eine Vielzahl von Funktionen, diese könnten jedoch besser beschrieben sein. Anfangs muss man sehr viel probieren, bis man die richtige Funktion erwischt.

Das Video auf der Website lässt die Bedienbarkeit des Tools als sehr einfach erscheinen. Im Doing selbst ist es nicht mehr ganz so einfach.

Die doch recht logische Bedienung der Software

Die Schulungsmatrix muss viel strukturierter werden. Themen müssen (in der Darstellung) zu Kategorien zusammengefasst werden können. Es müssen Level des Know-how pro Schulung auswahlbar ein.

Das Organigramm muss auch noch optimiert werden. Die Rolle und der Stelleninhaber sollten nicht auf der Ebene der darunter liegenden Orgaeinheit angezeigt werden

Visuelle Umsetzung aller Prozessabläufe mit Integartion aller Dokumente war leicht zu realisieren.
Die Reklamationsbearbeitung ist effektiv und spart Zeit.

Bei den Reklamationsberichten kann die Zuordnung der Fotos verbessert werden.